" Qualité : Référentiel IFS "

Référentiel IFS

HISTORIQUE

L'IFS (International Food Standard) a été développé en 2002 par le HDE (Hauptverband des Deutschen Einzelhandels), groupement de distributeurs allemands afin de formaliser un référentiel commun concernant la sécurité alimentaire.
L'IFS a été repris et approfondi en 2003 par les distributeurs français réunis au sein de la FCD (Fédération des entreprises du Commerce et de la Distribution). Le but étant de standardiser le niveau de qualité des produits alimentaires vendus sous MDD (Marque De Distributeur).

Principe

L'IFS a pour but de définir une base commune d'exigences en matière de sécurité alimentaire pour les fabricants de produits MDD et ainsi d'uniformiser les audits (mêmes exigences pour tous les fabricants et pour toutes les enseignes). Ce qui notamment, à terme, devrait permettre d'alléger les audits réalisés par les clients eux-mêmes lors du référencement d'un site ou de leur suivi.

Le référentiel IFS définit à la fois les modalités d'audit et les exigences à respecter, réparties en chapitres.
Deux niveaux de certification sont possibles : niveau de base (correspondant aux exigences minimales) et niveau supérieur. Certains critères constituent des recommandations pour les entreprises qui souhaitent aller plus loin.
Les résultats des audits IFS sont mis en ligne sur le portail de l'IFS avec accès aux organismes certificateurs, fabricants audités et distributeurs. L'entreprise auditée peut, si elle le souhaite, donner l'accès au rapport complet d'audit à ses clients.

Présentation du référentiel

Partie 1 : Protocole de service de l'IFS
Cette partie décrit les modalités de réalisation des audits
Partie 2 : IFS
Cette partie décrit les exigences à respecter, structurées en plusieurs chapitres :
1. Management du système qualité :
- Management de la qualité
- HACCP
- Manuel qualité général
- Procédures
- Exigences relatives à la documentation
- Maîtrise des enregistrements
2. Responsabilités de la direction
- Responsabilités de la direction
- Engagements de la direction
- Revue de direction
- Ecoute client
3. Management des ressources
- Management des ressources
- Personnel
- Locaux du personnel
4. Réalisation du produit
- Revue de contrat
- Cahiers des charges des produits
- Conception et développement du produit
- Achats
- Conditionnement du produit
- Surveillance des résultats d el'organisation
- Manipulations spécifiques
- Environnement de fabrication
- Entretien et hygiène
- Déchets/ elimination des déchets
- Nuisibles
- Rotation des stocks
- Transport
- Maintenance
- Equipement
- Equipement et validation des procédés
- Etalonnage, maîtrise des dispositifs de mesure et de surveillance
- Traçabilité générale
- OGM
- Allergènes
5. Mesures, analyses et amélioration
- Audit interne
- Maîtrise du procédé/ température/ temps
- Contrôles quantitatifs
- Risque de contamination physique et chimique du produit
- Détection de métaux/ détection de corps étrangers
- Libération du produit
- Analyse du produit
- Gestion des réclamations consommateurs
- Retrait de produits/ rappel de produits
- Maîtrise des produits non-conformes
- Actions correctives
Annexes : « ossature » des 336 critères : 230 critères en niveau de base (dont 4 KO), 60 critères en niveau supérieur, 46 recommendations.
Et quelques définitions
Partie 3 : Exigences pour les organismes de certification et les auditeurs
Partie 4 : Rapport d'audit IFS : Présentation de la trame du rapport

Système de notation

Chaque critère peut obtenir une notation A, B, C ou D selon le degré de conformité de l'entreprise. Chaque note apporte un nombre de points différents selon la catégorie du critère (NB : niveau de base, NS : Niveau supérieur ou R : recommendation).
A : exigence conforme : 20 points en NB, 10 points en NS, 5 points en R
B : La plupart des éléments sont mis en place : 15 points en NB, 7 points en NS
C : Quelques éléments existent : 5 points en NB, 3 points en NS
D : Exigence non-conforme : aucun point
Certains critères peuvent être jugés Non Applicables (NA) sur justification.
Deux autres distinctions entrent en compte :
- Les Non Conformités majeures (note D) en cas de non-conformité présentant un risque pour la santé. L'attribution d'une non-conformité majeure entraine une déduction de 15% du total de points possibles sur la note finale
- Les KO concernant 4 exigences particulières: HACCP, Engagement de la Direction, Traçabilité, Actions correctives. Ces 4 critères peuvent obtenir la note A (20 points), B (15 points) ou D. Obtenir un D sur un critère KO implique la déduction de 50% du total de points et éliminatoire…

Résultat

- CERTIFICAT REFUSE :
Obtention d'un KO OU <75% des exigences de base conformes et plus d'une non-conformité majeure. L'entreprise doit mettre en place un plan d'actions correctives et programmer un nouvel audit initial
- APPROUVE PROVISOIREMENT :
Plus de 75% des exigences de base conformes et maximum une Non-conformité majeure. L'entreprise doit mettre en place un plan d'actions correctives et programmer un audit complémentaire dans les 6 mois.
- CERTIFICAT ACCORDE :
- En niveau de base si la note totale en niveau de base est entre 75 et 90%.
- En niveau supérieur si la note totale en niveau de base >90% et >70% en niveau supérieur.
Dans les deux cas, l'entreprise doit mettre en place un plan d'actions correctives.

Le parcours vers l'IFS

1. Commande du référentiel IFS

Le référentiel peut être commandé à un seul endroit, sur le portail officiel : www.food-care.info
Tarif : 39 Euros en français (plusieurs langues possibles à 39 ou 59 E) hors frais de port
Actuellement il s'agit de la version 04 de janvier 2004. La version 5 est en cours.
Ne pas oublier de télécharger également le recueil de doctrines afin d'avoir quelques précisions sur certains points du référentiel.

2. Etat des lieux

Programmer (en interne ou par un cabinet externe) un état des lieux de l'entreprise par rapport aux exigences de l'IFS
Etablir le plan des actions à mener pour répondre aux points de l'IFS en précisant les délais, le coût, …

3. Choix de l'organisme certificateur

En fonction de la faisabilité du plan d'actions, choisir et s'inscrire auprès d'un organisme certificateur.
La liste des organismes accrédités 45011 pour l'IFS est disponible sur le portail officiel de l'IFS.

4. Dossier d'inscription

L'organisme certificateur renvoie un dossier à compléter, mentionnant le nombre de lignes de fabrication, le nombre de salariés, la catégorie de produits, l'intitulé du champ de certification, etc…
Ces paramètres sont à renseigner précisément, ils vont servir de base pour le devis, la réservation de l'auditeur et les mentions du certificat final.
Il est possible de demander des audits couplés (IFS/ BRC, IFS/ ISO) mais cela augmente la durée de l'audit et son coût. Il est également possible de le faire traduire en anglais.

5. Programmation de l'audit

L'organisme certificateur reprend contact pour réserver une date d'audit.
Attention, actuellement, beaucoup d'entreprises sont demandeuses de cette certification et le nombre d'auditeurs formés est insuffisant. D'autant plus que les auditeurs ne sont habilités à auditer qu'une certaine catégorie de produits, dans laquelle ils ont une certaine expérience. Penser à réserver à l'avance votre date d'audit (parfois 6 mois de délai)
L'audit dure en général 1 jour et demi sur site et une demi- journée pour la rédaction du rapport. Cette durée est variable selon le champ de certification (nombre de lignes, produits….).

6. Audit Blanc

Eventuellement, plusieurs mois avant l'audit, programmer un audit blanc préalable pour s'assurer de la conformité du système au référentiel..

7. Préparation de l'audit

Quelques jours avant l'audit, l'auditeur vous envoie le planning d'audit et peut éventuellement vous demander des documents pour préparer l'audit (étude HACCP, manuel qualité…).
C'est aussi le moment de régler les « détails » : plan d'accès au site, réservation d'hôtel…

8. Jour J : le grand jour

Avant l'arrivée de l'auditeur, préparer tous les documents pour ne pas perdre de temps à les chercher.
L'audit se déroule selon le planning défini (en général):
- Réunion d'ouverture
- Présentation du site (plans, politique qualité…)
- Visite d'usine
Celle-ci doit durer au moins un tiers du temps de l'audit
Le personnel sur ligne est susceptible d'être interrogé par l'auditeur
- Réalisation d'un test (voire plusieurs) de traçabilité amont et avale
- Partie documentaire
- Préparation de la conclusion par l'auditeur
- Réunion de clotûre. Si l'auditeur a la licence pour utiliser le logiciel AuditXpress IFS 4, vous pouvez connaître votre note finale dès la fin de l'audit.
Sinon, l'auditeur vous donne seulement les grands points oralement et vous de vez attendre le pré rapport pour savoir votre note et donc le niveau de certification.

9. Réception du rapport

L'auditeur a 15 jours pour vous envoyer son pré-rapport d'audit et la trame du plan d'actions à compléter.

10. Plan d'actions

Après réception, vous avez 15 jours pour renvoyer le plan d'actions correctives avec les délais de mise en place. Attention si vous ne renvoyez pas le plan d'actions au-delà de 6 semaines, vous devrez à nouveau repasser l'audit !
Vous devez répondre pour chaque critère noté B, C ou D et pour les non conformités majeures.
Le plan d'actions correctives n'a pas d'influence sur la notation finale mais peut avoir une influence sur la décision finale de l'attribution du certificat.

11. Certificat

Dans un délai de 15 jours, l'auditeur ou une autre personne de l'organisme de certification valide le plan d'actions envoyé et l'insère dans le rapport final. La décision de l'attribution ou non du certifiact est prise et le rapport est télé chargé sur le portail.
En tout, compter 6 semaines entre l'audit et l'attribution du certificat. La validité du certificat commence à partir de la date de l'attribution du certificat, pour un délai de 12 ou de 18 mois (si certification en niveau supérieur).
L'audit de surveillance doit être calculé à partir de la date de l'audit et non de la date de certification.

12. Audit de surveillance

Selon le niveau obtenu, un audit de surveillance a lieu 12 ou 18 mois après l'audit initial (et non après la date d'attribution du certificat). Le délai est de 18 mois uniquement pour les entreprises certifiées au niveau supréieur pour la seconde année consécutive.
La date de l'audit de surveillance est précisé sur le certificat.
Il s'agit d'un audit complet, du même type que l'audit initial.

13. Audit complémentaire

Si l'audit n'a pas abouti à la certification IFS, un audit complémentaire doit avoir lieu 6 mois après. Il a pour but d evérifier la mise en place des actions correctives des non conformités majeures.